Warum M365 kein IT-Projekt ist – sondern Organisationsentwicklung

Viele Organisationen machen beim Einführen von Microsoft 365 (M365) den gleichen Fehler: Sie behandeln es als technisches Projekt.

Die IT plant, der Integrator richtet alles sauber ein – OneDrive, Teams, SharePoint, Planner, Forms. Technisch läuft alles perfekt. Doch dann passiert … nichts.M365 ist da – aber es verändert den Alltag kaum.

Das eigentliche Problem

Wenn M365 als reines IT-Projekt geführt wird, bleibt der wichtigste Teil auf der Strecke: Adoption und Befähigung der Mitarbeitenden.

Die Folge:

• M365 wird nur rudimentär genutzt (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• Prozesse werden nicht schlanker.

• Potenziale bleiben ungenutzt.

• Und es entsteht Verwirrung: „Was dürfen wir, was sollen wir, und wie machen das andere?“

Selbst wenn IT-Integratoren das Thema Adoption mitdenken, fehlt meist etwas Zentrales – Spielregeln. Denn ohne Regeln weiss niemand, wie man zusammenarbeitet. Oder um es bildlich zu sagen: Wenn zwei Teams aufs Feld laufen, die einen Rugby und die anderen Federball spielen wollen, dann wird das kein gutes Spiel.

Die Lösung: Klare Regeln. Klare Erwartungen. Mitarbeitende befähigen.

Der Ansatz von Digital Skill ist einfach, aber konsequent:

1. Konventionen vereinbaren

Im Führungsgremium oder in der Geschäftsleitung werden zuerst die Spielregeln definiert:

• Wie wollen wir künftig zusammenarbeiten?

• Welche Tools nutzen wir wofür?

• Welche Kommunikationswege gelten intern?

• Wie dokumentieren und teilen wir Wissen?

Das schafft Orientierung und Vertrauen. Jeder weiss, welches Spiel gespielt wird – Rugby oder Federball.

2. Ambassadoren aufbauen

Dann folgt die Ausbildung der M365-Ambassadoren.Sie sind Multiplikatoren, Sparringpartner und Kulturträger. Sie helfen niederschwellig weiter, geben Tipps, zeigen Best Practices und bringen Ideen, wie man Prozesse digital einfacher gestalten kann.

Digital Skill begleitet diese Ambassadoren in der Startphase eng – bis sie selbst genug Autonomie entwickeln, um die Organisation dauerhaft zu befähigen.

3. Mitarbeitende befähigen

Nach der Ambassadorenphase folgen Online-Schulungen für alle Mitarbeitenden. Aber nicht technisch („Wie funktioniert SharePoint?“), sondern anwendungsorientiert: Was können wir morgen einfacher, digitaler und effizienter mit M365 umsetzen?

Das Konzept:

• Ein Slot pro Tool (oder Tool-Paket).

• Nach der Hälfte der Online-Sessions: Floorwalking-Tag. Ambassadoren und Digital Skill sind vor Ort, beantworten Fragen direkt am Arbeitsplatz.

• Danach zweite Schulungsphase + Wrap-Up + erneuter Floorwalking-Tag.

Während des gesamten Prozesses steht ein dedizierter Teams-Raum zur Verfügung, in dem Fragen gestellt, Erfahrungen geteilt und Best Practices gesammelt werden.

4. Nachhaltigkeit sichern

Nach Abschluss der Einführung begleiten die Ambassadoren weiterhin ihre Teams.Digital Skill bleibt als Coach und Impulsgeber im Hintergrund – bis das Unternehmen selbstorganisiert mit den Veränderungen umgehen kann.

Erst dann folgt die Königsdisziplin.

Die Königsdisziplin: Die Potentialanalyse

Jetzt, wo M365 gelebt wird und alle die Spielregeln kennen, wird es richtig spannend: Gemeinsam mit der Geschäftsleitung, den Ambassadoren und den Teams wird eine Potentialanalyse durchgeführt.

Dabei werden Prozesse analysiert:

• Welche können wir digitalisieren?

• Welche lassen sich automatisieren?

• Wo entsteht echter Mehrwert für Kunden, Bürgerinnen und Bürger – oder einfach für den Arbeitsalltag?

Die Ergebnisse werden nach Nutzen und Aufwand priorisiert. Dann folgt der entscheidende Schritt: Fokussieren. Welche Top-Prozesse gehen wir an? Wo erzielen wir den grössten Hebel?

Von Adoption zu KVP – der Kreis schliesst sich

Was danach passiert, ist nichts anderes als KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) – oder, moderner gesagt, Lean Management.

Nur dass M365 der Motor ist. Prozesse werden laufend überprüft, verbessert, vereinfacht. Ideen kommen aus der Organisation selbst. Und mit jedem Schritt steigt die digitale Reife.

Die Realität zeigt: Kaum eine Verwaltung, kaum ein KMU hat einen professionellen KVP- oder Lean-Prozess etabliert. Doch mit einem klaren M365-Adoptions-Ansatz und einer echten Befähigungskultur wird das plötzlich möglich.

Fazit

M365 ist kein IT-Projekt. Es ist ein Organisationsentwicklungs-Projekt. Wer das erkennt, spart nicht nur Geld, sondern gewinnt Klarheit, Struktur und Motivation.

Mit klaren Konventionen, geschulten Ambassadoren, einer echten Adoption und einer kontinuierlichen Verbesserungskultur kann M365 endlich das werden, was es sein soll: Ein Werkzeug, das Zusammenarbeit einfacher, digitaler und wirksamer macht.