Story at Work: Stadtmelder mit Microsoft Forms

So einfach lassen sich Probleme im öffentlichen Raum digital erfassen

Ein kaputter Unterflurbehälter, eine defekte Lampe, ein wild abgestellter Container – kleine Ärgernisse, die schnell gemeldet werden sollten. Doch viele Gemeinden setzen dafür entweder auf aufwändige Systeme oder… gar nichts.

Dabei gibt’s eine pragmatische Lösung mit Microsoft 365: Ein „Mini-Stadtmelder“ mit Microsoft Forms – ganz ohne zusätzliche Software.

Der Anwendungsfall: Melden, was nicht stimmt

An Unterflurbehältern, Abfallsammelstellen oder im Gemeindepark hängt ein QR-Code. Wer diesen scannt, gelangt zu einem kurzen Online-Formular.

Beispielhafte Felder:

• Standort oder Auswahl der Anlage

• Was ist das Problem?

• Foto-Upload (optional)

• Kontaktangabe (optional)

Formular ausfüllen – absenden – fertig.

Die Technik: Einfach, effizient, M365-basiert

Erstellt wird das Formular mit Microsoft Forms, das bereits in der Lizenz enthalten ist. Der QR-Code wird einmalig generiert und z. B. auf wetterfestem Aufkleber angebracht.

Die eingehenden Meldungen landen:

• strukturiert in einer Excel-Tabelle

• per Flow an die zuständige Stelle (via Power Automate)

• optional mit automatischer E-Mail-Benachrichtigung

Erweiterbar & vielseitig

Das gleiche Prinzip funktioniert auch für:

• Meldungen zu nicht funktionierenden Kandelabern

• beschädigten Bänken oder Spielgeräten

• Anliegen an Werkdienste oder Bauamt

Einfach ein allgemeines Formular mit Kategorie-Auswahl – und schon ist der digitale Draht zur Gemeinde hergestellt.

Fazit: Stadtmelder light – aber mit Wirkung

Mit wenigen Klicks und vorhandenen Tools lässt sich ein funktionierender Meldeprozess einführen – ohne App, ohne Wartung, ohne Zusatzkosten. Und das Beste: Die Daten sind strukturiert, auswertbar und landen direkt bei den richtigen Stellen.

Einfach. Smart. Bürgernah.