Vom PDF zur Eventstrategie: Wie das Fruuna-Planungstool entstand
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Ein Markt dauert vielleicht einen Tag. Die Planung beginnt Monate vorher.
Welche Veranstaltungen passen zu Fruuna? Welche Termine überschneiden sich? Wie viele Personen werden pro Tag benötigt? Wann läuft eine Anmeldefrist ab? Und welche Angaben sind bestätigt, welche nur Richtwerte?
Genau aus diesen Fragen ist das Fruuna-Planungstool entstanden. Nicht als fertige Softwareidee, sondern als Antwort auf ein konkretes Planungsproblem.
Die Ausgangslage: viele Informationen, aber keine gemeinsame Sicht
Die ursprünglichen Veranstaltungsdaten lagen in einer bildbasierten PDF-Liste und in ergänzenden Unterlagen der Veranstalter. Eine einfache Textextraktion war nicht zuverlässig möglich. Gleichzeitig hatten nicht alle Angaben die gleiche Qualität:
Bestätigte Öffnungszeiten standen neben Richtwerten. Bei einzelnen Veranstaltungen waren Zeiten noch offen. Mehrtägige Anlässe mussten tageweise betrachtet werden. Dazu kamen Überschneidungen, Personalbedarf, Kosten, Anmeldefristen und unterschiedliche Einschätzungen zur Teilnahme.
Eine lange Tabelle hätte die Informationen zwar gesammelt, aber die eigentliche Entscheidung nicht leichter gemacht. Die zentrale Frage lautete deshalb:
Wie lassen sich Termine, Quellenstatus, Aufwand, Personalbedarf und Entscheide so darstellen, dass Zusammenhänge schnell erkennbar werden?
Zuerst die Logik, danach die Gestaltung
Der erste Prototyp war bewusst einfach. Er zeigte eine Jahres- und Tagesplanung, markierte Überschneidungen und machte sichtbar, wo zu wenig Personal eingeplant war. Dieser Stand war funktional, aber noch nicht besonders elegant.
Das war in dieser Phase in Ordnung. Entscheidend war zuerst, ob die Planungslogik die richtigen Fragen beantwortet.
Danach entstand eine Monatsansicht. Veranstaltungen erschienen direkt an den jeweiligen Kalendertagen. Märkte und Messen liessen sich unterscheiden. Personalbedarf, Planstatus und Überschneidungen wurden schneller erfassbar.
Neue Veranstaltungskandidaten konnten ergänzt werden, ohne bereits einen Teilnahmeentscheid vorwegzunehmen. Das Tool bereitet Entscheide vor. Es meldet Fruuna nicht an und löst keine Zahlung aus.
Vom Prototyp zur gemeinsam nutzbaren Web-App
Im nächsten Schritt wurde aus dem Planer eine eigenständige Web-App. Sie führt unter anderem folgende Informationen zusammen:
Entscheidungsvorschläge und definitiver Status
bekannte Kosten und Anmeldefristen
Bemerkungen und Anmeldestatus
benötigte Personenzahl pro Veranstaltungstag
Quellenstatus und offene Angaben
Die technische Umsetzung entstand schrittweise. Auch Fehler gehörten dazu. Auf kleinen Bildschirmen führte eine breite Tabelle zunächst dazu, dass die gesamte Seite seitlich überlief. Nach der Korrektur blieb nur noch die betroffene Tabelle horizontal scrollbar. Desktop und Mobile mussten also getrennt geprüft werden.
Eine wichtige Sicherheitslektion
Eine gemeinsam bearbeitbare Planung eignet sich nicht automatisch als öffentliche Demo. Wer einen öffentlichen Link erhält, soll zwar ausprobieren können, aber niemals operative Fruuna-Daten verändern.
Deshalb wurde für diese Fallgeschichte eine technisch getrennte Demo erstellt. Sie besitzt keine Verbindung zur produktiven Fruuna-Datenbank und zu keiner produktiven Planungs-API. Änderungen bleiben ausschliesslich im Browser der besuchenden Person. Mit «Demo zurücksetzen» lässt sich der Ausgangsstand jederzeit wiederherstellen.
Hier kann die öffentliche Demo ausprobiert werden:
Was KI beigetragen hat und was beim Menschen bleibt
KI unterstützte bei der Strukturierung der Quellen, beim Prototyping, bei Formulierungen und bei der technischen Umsetzung. Im Hintergrund entstanden echter Anwendungscode, Konfigurationen und Prüfabläufe.
Die Verantwortung blieb trotzdem klar verteilt. Fruuna definierte die Anforderungen. Quellenstatus, Bedienung, Grenzen und sichtbare Resultate wurden menschlich geprüft. Definitive Teilnahmeentscheide, Anmeldungen und Zahlungen bleiben bei den verantwortlichen Personen.
Was andere Organisationen daraus ableiten können
Der interessante Teil ist nicht das konkrete Werkzeug. Interessant ist die Vorgehensweise:
Mit einer echten Aufgabe beginnen.
Unsichere Angaben sichtbar lassen.
Zuerst die Entscheidungslogik prüfen.
Mobile und Desktop getrennt testen.
Öffentliche Demo und operatives System technisch trennen.
Menschliche Entscheide nicht stillschweigend automatisieren.
Discovery-Fragen für ähnliche Projekte
Welche Informationen werden heute in PDFs, E-Mails und einzelnen Tabellen gesucht?
Wo fehlen Quellenstatus oder klare Verantwortlichkeiten?
Welche Überschneidungen und Engpässe werden heute zu spät sichtbar?
Welche Felder dürfen nur intern bearbeitet werden?
Was müsste eine sichere Demo zeigen, ohne operative Daten offenzulegen?
Fazit
Das Fruuna-Planungstool ist nicht entstanden, weil ein neues KI-Werkzeug ausprobiert werden sollte. Es entstand, weil eine reale Planungsaufgabe eine bessere gemeinsame Sicht brauchte.
Genau dort wird KI praktisch: wenn sie aus verstreuten Informationen einen überprüfbaren Arbeitsablauf macht und dabei die Grenzen der Automatisierung sichtbar bleiben.
Sie haben einen ähnlichen Planungsprozess mit vielen Quellen, Terminen oder offenen Entscheiden? Digital Skill hilft dabei, die Aufgabe zu klären, einen Prototyp zu entwickeln und eine sichere Umsetzung zu prüfen.
Diese Seite wurde mit KI-Unterstützung erstellt und von einem Menschen geprüft.
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