KI Prompt Spickzettel für Verwaltung und Praxis

Ein guter Prompt ist kein Zauberspruch. Er ist ein klares Briefing.

Wer mit KI arbeitet, braucht nicht einfach möglichst viele Tools oder komplizierte Befehle. Entscheidend ist, dass die KI versteht, was sie tun soll, in welchem Kontext sie arbeitet und wie das Ergebnis geprüft wird.

Dieser Prompt-Spickzettel hilft Ihnen dabei, bessere Ergebnisse mit ChatGPT und anderen KI-Systemen zu erzielen – besonders in Verwaltung, Gemeinden, Organisationen und verwaltungsnaher Praxis.

Kurzer Merksatz

Prompt = Auftrag
Files = Kontext
Qualitätscheck = Verantwortung

​

Für wen ist dieser Spickzettel gedacht?

Dieser Spickzettel ist für Menschen, die KI praktisch einsetzen möchten:

• Mitarbeitende in Gemeinden und Verwaltungen

• Kommunikationsverantwortliche

• Projektleitende

• Führungspersonen

• Stabsstellen

• Schulen und verwaltungsnahe Organisationen

• Teams, die mit Dokumenten, Berichten, Mails, Anfragen oder Konzepten arbeiten

Sie brauchen kein technisches Vorwissen. Entscheidend ist, dass Sie Ihre Aufgabe klar beschreiben, den relevanten Kontext liefern und das Ergebnis kritisch prüfen.

Das Wichtigste in 30 Sekunden

Ein guter Prompt beantwortet sechs Fragen:

1. Ziel

Was soll am Ende erreicht werden?

2. Kontext

In welchem Umfeld findet die Aufgabe statt?

3. Rolle

Aus welcher Perspektive soll die KI arbeiten?

4. Aufgabe

Was soll die KI konkret tun?

5. Regeln

Was muss die KI beachten?

6. Ausgabeformat

Wie soll das Ergebnis aussehen?

Je klarer der Auftrag und je besser der Kontext, desto nützlicher wird das Ergebnis.

Das Files-over-Tools-Prinzip

Viele KI-Probleme entstehen nicht, weil das Tool schlecht ist. Sie entstehen, weil der KI der richtige Kontext fehlt. Darum gilt:

• Nicht jedes Mal alles neu erklären.

• Wiederkehrenden Kontext als Datei speichern.

• Prompts nur noch als klaren Arbeitsauftrag nutzen.

• Das nennen wir bei Digital Skill: Files over Tools.

• Der wahre Wert Ihrer KI-Arbeit liegt nicht im Tool. Er liegt in Ihrem eigenen, portablen Kontext.

• Tools können wechseln. Ihr Kontext sollte bleiben.

• Der beste Prompt ist nicht der längste Prompt.

• Der beste Prompt ist der klarste Auftrag auf der besten Kontextbasis.

Was gehört in ein gutes Kontextsystem?

Ein gutes Kontextsystem besteht aus wiederverwendbaren Dateien. Diese Dateien können zum Beispiel als Markdown-Dateien gespeichert und je nach Aufgabe in ein KI-Tool eingefügt oder hochgeladen werden.

So entsteht eine eigene Arbeitsgrundlage, die nicht an ein einzelnes Tool gebunden ist.

1. Identität

Wer sind Sie? Was ist Ihr Auftrag? Welche Werte gelten?

# Identität Wir sind eine Schweizer Gemeindeverwaltung. Unser Ziel ist eine klare, verständliche und bürgernahe Kommunikation. Wir handeln sachlich, verantwortungsvoll und lösungsorientiert.

2. Organisation und Projekte

Welche Angebote, Zielgruppen, Prozesse und Prioritäten sind wichtig?

# Organisation und Projekte Zielgruppen: - Einwohnerinnen und Einwohner - Gemeinderat - Geschäftsleitung - Mitarbeitende - externe Partner Wichtige Themen: - Digitalisierung - Bürgerkommunikation - Datenschutz - Prozessvereinfachung

3. Stil und Tonalität

Wie soll geschrieben werden?

# Stil und Tonalität Unser Schreibstil: - klar - freundlich - sachlich - verständlich - ohne unnötige Fachbegriffe - ohne Amtsdeutsch, wenn die Bevölkerung angesprochen wird Wir vermeiden: - Floskeln - übertriebene Werbesprache - unklare Aussagen - unnötig lange Sätze

4. Arbeitsregeln

Was darf die KI selbst entscheiden? Wann muss sie nachfragen?

# Arbeitsregeln für KI Die KI darf: - Texte strukturieren - Entwürfe formulieren - Zusammenfassungen erstellen - Optionen vergleichen - Verbesserungsvorschläge machen Die KI darf nicht: - Fakten erfinden - rechtliche Entscheide treffen - sensible Personendaten verarbeiten - vertrauliche Informationen in öffentliche Tools übernehmen - ohne Prüfung als finale Entscheidungsgrundlage dienen Wenn Informationen fehlen, soll die KI «Abklärungsbedarf» markieren.

5. Standardprompts

Welche Aufgaben kommen immer wieder vor?

# Standardprompts Wiederkehrende Aufgaben: - Bürgeranfrage beantworten - Text vereinfachen - Bericht zusammenfassen - Management Summary erstellen - Medienmitteilung formulieren - KI-Ergebnis kritisch prüfen

6. Entscheidungs-Logs

Warum wurde etwas so entschieden?

# Entscheidungslog Entscheidung: [Was wurde entschieden?] Grund: [Warum wurde es entschieden?] Verworfene Optionen: [Welche Alternativen wurden geprüft?] Offene Punkte: [Was muss weiter abgeklärt werden?]

Die 6 Bausteine eines guten Prompts

Ein guter Prompt ist wie ein gutes Briefing. Er sagt der KI nicht nur, was sie tun soll, sondern auch warum, für wen und in welcher Form.

1. Ziel

Beschreiben Sie zuerst, was am Ende erreicht werden soll.

Schlecht:

Mach mir etwas zu diesem Thema.

Besser:

Erstelle eine kurze Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsleitung mit Optionen, Risiken und Empfehlung.

2. Kontext

Erklären Sie das Umfeld, in dem die Aufgabe stattfindet.

Kontext: Schweizer Gemeindeverwaltung. Die Zielgruppe sind Einwohnerinnen und Einwohner ohne Fachwissen. Der Text soll verständlich, sachlich und bürgernah sein.

3. Rolle

Geben Sie der KI eine passende Perspektive.

Du bist Kommunikationsverantwortlicher einer Schweizer Gemeindeverwaltung.

Oder:

Du bist Stabsmitarbeiter und bereitest eine Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsleitung vor.

4. Aufgabe

Formulieren Sie genau, was die KI tun soll.

Analysiere die Anfrage, erkenne die wichtigsten Anliegen und formuliere eine sachliche Antwortstruktur.

5. Regeln

Definieren Sie Qualitätskriterien und Grenzen.

Regeln: - Erfinde keine Fakten. - Markiere fehlende Informationen als «Abklärungsbedarf». - Verwende keine sensiblen Daten. - Schreibe klar, sachlich und verständlich.

6. Ausgabeformat

Sagen Sie, wie das Resultat aussehen soll.

Gib das Ergebnis als Tabelle aus mit den Spalten: Thema | Einschätzung | Risiko | nächste Schritte

Universal-Prompt zum Kopieren

Diese Vorlage passt für fast jede Aufgabe:

 

Text, Analyse, Zusammenfassung, Entscheidungsgrundlage, E-Mail, Präsentation oder Konzept.

​​​​

Du bist [Rolle]. Ziel: [Was soll am Ende erreicht werden?] Kontext: [Umfeld, Zielgruppe, Situation, wichtige Rahmenbedingungen] Material: """ [Text, Stichpunkte, Dateiinhalt oder relevante Auszüge einfügen] """ Aufgabe: [Was soll die KI konkret tun?] Regeln: - Verwende nur die bereitgestellten Informationen. - Erfinde keine Fakten, Zahlen, Namen oder Quellen. - Markiere fehlende Informationen als «Abklärungsbedarf». - Trenne klar zwischen Fakten, Annahmen und Empfehlungen. - Schreibe verständlich, sachlich und praxisnah. - Berücksichtige die Zielgruppe: [Zielgruppe einfügen]. Ausgabeformat: [Liste, Tabelle, Bericht, Mail, Management Summary, Präsentationsstruktur] Qualitätscheck: Prüfe am Schluss: 1. Ist das Ergebnis fachlich plausibel? 2. Fehlen wichtige Informationen? 3. Ist der Ton passend? 4. Gibt es Risiken oder Annahmen? 5. Welche nächsten Schritte sind sinnvoll?

Prompting-Hacks für bessere Ergebnisse

Die folgenden Tipps helfen, aus allgemeinen KI-Antworten brauchbare Arbeitsresultate zu machen.

Hack 1: Starten Sie mit dem gewünschten Ergebnis

Fragen Sie nicht zuerst: «Was kann die KI dazu sagen?»

Fragen Sie besser: «Welches Ergebnis brauche ich?»

Erstelle eine führungstaugliche Entscheidungsgrundlage mit: - Ausgangslage - drei Optionen - Chancen - Risiken - Empfehlung - nächsten Schritten

Hack 2: Trennen Sie Auftrag und Material

Vermischen Sie nicht den Arbeitsauftrag mit dem Text, der bearbeitet werden soll.

Aufgabe: Fasse den folgenden Text entscheidungsrelevant zusammen. Text: """ [Text einfügen] """

Hack 3: Geben Sie ein Ausgabeformat vor

KI-Ergebnisse werden deutlich nützlicher, wenn klar ist, wie sie strukturiert sein sollen.

Gib das Ergebnis als Tabelle aus: | Thema | Kernaussage | Risiko | offene Frage | nächste Schritte |

Oder:

Erstelle: 1. Management Summary 2. wichtigste Erkenntnisse 3. Chancen 4. Risiken 5. Empfehlung

Hack 4: Nutzen Sie Beispiele

Wenn Sie einen bestimmten Stil möchten, geben Sie ein kurzes Beispiel mit.

Schreibstil-Beispiel: «Wir informieren klar, freundlich und ohne Amtsdeutsch. Die Sätze sind kurz. Fachbegriffe werden erklärt oder vermieden.»

Das hilft besonders bei Bürgerinformationen, Medienmitteilungen, E-Mails, Management Summarys, Webtexten und FAQ-Texten.

Hack 5: Lassen Sie die KI zuerst Lücken erkennen

Bei komplexen Aufgaben ist es oft besser, wenn die KI nicht sofort schreibt.

Bevor du den Entwurf erstellst: 1. Prüfe, ob wichtige Informationen fehlen. 2. Stelle maximal 5 Rückfragen. 3. Wenn keine Rückfragen nötig sind, erstelle direkt den Entwurf.

Hack 6: Nutzen Sie eine zweite Runde

Die erste Antwort ist oft nur ein Rohentwurf.

Überarbeite deinen Entwurf kritisch. Prüfe: - Was ist zu allgemein? - Wo fehlen konkrete Aussagen? - Wo klingt der Text nach KI? - Was kann kürzer und klarer formuliert werden? - Welche Risiken oder Annahmen sind nicht sichtbar? Erstelle danach eine verbesserte Version.

Hack 7: Bauen Sie eine Halluzinationsbremse ein

KI-Systeme können überzeugend klingen, obwohl Inhalte falsch oder erfunden sind. Deshalb braucht es klare Regeln.

Wichtig: - Erfinde keine Fakten, Zahlen, Namen, Quellen oder Rechtsgrundlagen. - Wenn Informationen fehlen, schreibe «Abklärungsbedarf». - Trenne klar zwischen Fakten, Annahmen und Empfehlungen. - Gib keine rechtliche Beurteilung ab, sondern markiere rechtliche Punkte zur Prüfung.

Hack 8: Verwenden Sie Kontextdateien statt Mega-Prompts

Statt jedes Mal alles neu zu erklären, speichern Sie wiederkehrende Informationen als Dateien.

01_identitaet.md 02_stil_und_tonalitaet.md 03_arbeitsregeln.md 04_projektkontext.md 05_standardprompts.md 06_entscheidungslog.md

Dann reicht oft ein kurzer Auftrag:

Nutze die beigefügten Kontext-Dateien. Erstelle auf dieser Grundlage eine verständliche Bürgerinformation zum folgenden Thema: [Thema einfügen]

Prompt-Reparatur: Wenn das Ergebnis nicht gut ist

Wenn ein KI-Ergebnis nicht passt, liegt es oft nicht an der KI allein. Häufig fehlen Ziel, Kontext, Format oder Qualitätsregeln. Diese Reparatur-Prompts helfen bei der schnellen Verbesserung.

Das Ergebnis ist zu allgemein

Mach das Ergebnis konkreter. Beziehe dich stärker auf folgenden Kontext: [Kontext ergänzen] Gib konkrete Beispiele, klare nächste Schritte und vermeide allgemeine Aussagen.

Das Ergebnis ist zu lang

Kürze den Text auf maximal [X] Wörter. Behalte nur entscheidungsrelevante Aussagen. Nutze kurze Sätze. Streiche Wiederholungen und allgemeine Floskeln.

Das Ergebnis klingt nach KI

Formuliere natürlicher und menschlicher. Vermeide Floskeln wie «in der heutigen Zeit», «innovativ», «zukunftsorientiert» oder «massgeschneidert». Schreibe sachlich, direkt und verständlich.

Das Ergebnis enthält unsichere Aussagen

Prüfe alle Aussagen kritisch. Markiere: - gesicherte Fakten - Annahmen - offene Punkte - Abklärungsbedarf - mögliche Risiken

Der Ton passt nicht

Passe den Ton an. Der Text soll: - ruhig - respektvoll - sachlich - verständlich - bürgernah - ohne Bürokratiesprache formuliert sein.

Prompt-Vorlagen für Verwaltung und Praxis

Die folgenden Vorlagen können direkt kopiert und an die eigene Aufgabe angepasst werden.

Prompt verbessern

Diese Vorlage hilft, aus einer unklaren Eingabe einen besseren Prompt zu machen.

Verbessere folgenden Prompt. Ziel: Der Prompt soll präziser, klarer und nützlicher werden. Achte auf: - klares Ziel - passenden Kontext - eindeutige Aufgabe - gewünschtes Ausgabeformat - Qualitätskriterien - Datenschutz - keine erfundenen Fakten Prompt: """ [Prompt einfügen] """ Gib aus: 1. verbesserter Prompt 2. Erklärung der wichtigsten Verbesserungen 3. optionale Rückfragen

Bürgeranfrage beantworten

Für E-Mails, Kontaktformulare oder Rückmeldungen aus der Bevölkerung.

Du arbeitest in einer Schweizer Gemeindeverwaltung. Formuliere eine freundliche, sachliche und verständliche Antwort auf folgende Bürgeranfrage. Zielgruppe: Einwohnerinnen und Einwohner ohne Fachwissen. Stil: - klar - respektvoll - verständlich - keine Bürokratiesprache - keine unnötigen Fachbegriffe Regeln: - Erfinde keine Informationen. - Wenn wichtige Angaben fehlen, markiere sie als «Abklärungsbedarf». - Der Ton soll ruhig und professionell sein. Bürgeranfrage: """ [Anfrage einfügen] """ Gib zusätzlich aus: 1. Antwortentwurf 2. offene Punkte für interne Abklärung 3. kurzer Qualitätscheck

Verwaltungstext vereinfachen

Für Amtsberichte, Website-Texte, Briefe, Merkblätter und Bürgerinformationen.

Du bist Experte für verständliche Verwaltungskommunikation. Formuliere den folgenden Text in einfacher, bürgernaher Sprache um. Zielgruppe: Einwohnerinnen und Einwohner ohne Fachwissen. Regeln: - kurze Sätze - einfache Wörter - aktive Sprache - keine unnötigen Fachbegriffe - Fachbegriffe nur verwenden, wenn sie erklärt werden - Sinn, Zahlen und Aussagen exakt beibehalten - freundlich und sachlich schreiben Text: """ [Text einfügen] """ Gib aus: 1. vereinfachte Version 2. Liste der erklärten oder entfernten Fachbegriffe 3. kurzer Qualitätscheck

Bericht entscheidungsrelevant zusammenfassen

Für längere Berichte, Projektunterlagen, Studien oder Sitzungsunterlagen.

Du bist Stabsmitarbeiter in einer Schweizer Verwaltung. Fasse den folgenden Bericht entscheidungsrelevant zusammen. Zielgruppe: [Geschäftsleitung / Gemeinderat / Projektteam / Bevölkerung] Erstelle: 1. Kernaussage in maximal 3 Sätzen 2. wichtigste Erkenntnisse 3. Chancen 4. Risiken 5. offene Fragen 6. mögliche Konsequenzen 7. empfohlene nächste Schritte Regeln: - Verwende nur Informationen aus dem Bericht. - Erfinde keine Fakten, Zahlen oder Quellen. - Markiere fehlende Informationen als «Abklärungsbedarf». - Schreibe sachlich, klar und kurz. Bericht: """ [Bericht oder Auszug einfügen] """

Management Summary erstellen

Für Geschäftsleitung, Gemeinderat, Projektteam oder Sitzungsunterlagen.

Du bist Stabsmitarbeiter und bereitest eine Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsleitung vor. Erstelle aus den folgenden Informationen eine Management Summary. Ziel: Eine kurze, klare und entscheidungsorientierte Grundlage für die Geschäftsleitung. Struktur: 1. Ausgangslage 2. Kernaussage 3. Optionen 4. Chancen 5. Risiken 6. Empfehlung 7. nächste Schritte Stil: - klar - nüchtern - entscheidungsorientiert - keine langen Erklärungen - keine Floskeln Regeln: - Trenne Fakten, Annahmen und Empfehlungen. - Markiere fehlende Informationen als «Abklärungsbedarf». - Erfinde keine Zahlen, Kosten oder Rechtsgrundlagen. Informationen: """ [Informationen einfügen] """

Medienmitteilung erstellen

Für Projekte, Beschlüsse, Anlässe oder öffentliche Informationen.

Du arbeitest in der Kommunikation einer Schweizer Gemeindeverwaltung. Formuliere aus den folgenden Informationen eine kurze Medienmitteilung. Struktur: 1. Titel 2. Lead mit der wichtigsten Aussage 3. Hintergrund 4. Bedeutung für Bevölkerung oder Zielgruppe 5. weiteres Vorgehen 6. Kontakt Stil: - sachlich - verständlich - medientauglich - keine Werbesprache - keine übertriebenen Formulierungen Informationen: """ [Informationen einfügen] """ Prüfe am Schluss: - Ist die Kernaussage im ersten Abschnitt klar? - Ist die Mitteilung verständlich? - Fehlen wichtige Fakten?

KI-Ergebnis kritisch prüfen

Für die Qualitätssicherung von KI-Texten, Analysen und Zusammenfassungen.

Prüfe folgendes KI-Ergebnis kritisch. Bewerte: 1. fachliche Korrektheit 2. Vollständigkeit 3. Plausibilität 4. Tonalität 5. mögliche Halluzinationen 6. Datenschutzrisiken 7. fehlende Informationen 8. Verbesserungspotenzial Regeln: - Sei kritisch, aber konstruktiv. - Markiere unsichere Aussagen. - Trenne Fakten, Annahmen und Empfehlungen. - Erstelle danach eine verbesserte Version. KI-Ergebnis: """ [Text einfügen] """

Kontextdatei erstellen

Für das Files-over-Tools-Prinzip: wiederkehrenden Kontext sauber dokumentieren.

Hilf mir, eine wiederverwendbare Kontextdatei für KI-Arbeit zu erstellen. Thema: [Organisation / Projekt / Schreibstil / Arbeitsregeln / Zielgruppe] Erstelle eine Markdown-Datei mit folgender Struktur: 1. Zweck der Datei 2. wichtiger Kontext 3. Zielgruppen 4. Begriffe und Definitionen 5. Tonalität 6. Regeln für die KI 7. Beispiele 8. Was die KI vermeiden soll Stil: klar, strukturiert und wiederverwendbar. Informationen: """ [Informationen einfügen] """

Projektideen strukturieren

Für Workshops, Brainstormings, Projektstarts oder lose Ideensammlungen.

Du bist Projektleiter in einer verwaltungsnahen Organisation. Strukturiere die folgenden Ideen zu einem ersten Konzept. Erstelle: 1. Ausgangslage 2. Ziel 3. Zielgruppen 4. mögliche Massnahmen 5. Nutzen 6. Risiken 7. offene Fragen 8. nächste Schritte Stil: - klar - praxisnah - führungstauglich - umsetzungsorientiert Ideen: """ [Ideen oder Stichpunkte einfügen] """

Checkliste erstellen

Für wiederkehrende Aufgaben, Prozesse oder interne Standards.

Erstelle eine praktische Checkliste für folgende Aufgabe. Ziel: Die Checkliste soll helfen, die Aufgabe vollständig, nachvollziehbar und alltagstauglich umzusetzen. Aufgabe: [Aufgabe einfügen] Struktur: 1. Vorbereitung 2. Durchführung 3. Abschluss 4. häufige Fehler 5. Qualitätscheck Regeln: - kurze Punkte - klare Arbeitsschritte - keine unnötige Theorie - praxistauglich formulieren

Qualitätscheck vor der Verwendung

KI-Ergebnisse sind Entwürfe. Sie müssen geprüft, angepasst und freigegeben werden.

Bevor Sie ein KI-Ergebnis verwenden, prüfen Sie diese sechs Fragen:

1. Stimmt der Inhalt?

Sind Fakten, Zahlen, Namen, Aussagen und Bezüge korrekt?

2. Ist das Ergebnis plausibel?

Ergibt das Resultat fachlich Sinn? Wurde nichts Offensichtliches vergessen?

3. Fehlen wichtige Informationen?

Wurden Risiken, Ausnahmen, Abhängigkeiten oder offene Fragen übersehen?

4. Passt der Ton?

Ist der Stil sachlich, freundlich, verständlich und zielgruppengerecht?

5. Gibt es erfundene Aussagen?

Enthält das Ergebnis falsche Quellen, erfundene Rechtsgrundlagen, ungesicherte Zahlen oder scheinbar konkrete Angaben ohne Basis?

6. Sind sensible Daten geschützt?

Wurden Personendaten, vertrauliche Akten oder interne Informationen vermieden?

KI liefert Entwürfe. Menschen übernehmen Verantwortung.

Verantwortung und Datenschutz

Künstliche Intelligenz kann viele Aufgaben erleichtern:

Texte strukturieren
E-Mails formulieren
Berichte zusammenfassen
Dokumente vergleichen
Ideen sortieren
Sprache vereinfachen
Entscheidungsgrundlagen vorbereiten

Aber KI ersetzt nicht:

Fachwissen
rechtliche Prüfung
politische Beurteilung
Datenschutzverantwortung
menschliche Entscheidung
Qualitätskontrolle

Drei Grundsätze für den verantwortungsvollen KI-Einsatz

1. Verantwortung bleibt beim Menschen

Jedes KI-generierte Ergebnis muss von einer Fachperson geprüft und freigegeben werden.

2. Inhalte müssen geprüft werden

KI-Systeme können Fehler machen, Informationen erfinden oder wichtige Punkte weglassen.

3. Keine sensiblen Daten in öffentliche KI-Tools

Personendaten, vertrauliche Unterlagen, interne Akten oder schützenswerte Informationen gehören nicht in öffentliche KI-Tools.

OpenAI-Best-Practices kompakt

Die offiziellen OpenAI-Empfehlungen lassen sich für die Praxis so zusammenfassen:

Klar und spezifisch schreiben

Beschreiben Sie die Aufgabe so konkret wie möglich. Nennen Sie Ziel, Kontext, Ton, Stil und gewünschtes Ergebnis.

Schrittweise verbessern

Prompting ist ein iterativer Prozess. Erste Antwort prüfen, Prompt schärfen, Kontext ergänzen und erneut versuchen.

Kontext sauber abgrenzen

Stellen Sie die Anweisung an den Anfang und trennen Sie das zu bearbeitende Material sichtbar ab, zum Beispiel mit Anführungszeichen oder klaren Trennzeichen.

Ausgabeformat zeigen

Wenn das Ergebnis als Tabelle, Liste, Bericht, E-Mail oder Zusammenfassung erscheinen soll, geben Sie das Format explizit vor.

Nicht nur sagen, was verboten ist

Beschreiben Sie auch, was die KI stattdessen tun soll. Positive Handlungsanweisungen sind oft hilfreicher als reine Verbote.

Typische Einsatzbereiche

Dieser Prompt-Spickzettel eignet sich besonders für:

• Bürgeranfragen

• E-Mails

• Medienmitteilungen

• Berichte

• Management Summarys

• Gemeinderatsgeschäfte

• Sitzungsvorbereitung

• Projektideen

• Bürgerkommunikation

• einfache Sprache

• Dokumentenvergleich

• Checklisten

• Schulungsunterlagen

• Workshop-Nachbereitung

Für konkrete Beispiele können Sie die Digital-Skill-Use-Cases nutzen und die Vorlagen an Ihre eigene Organisation anpassen.

FAQ: Häufige Fragen zu KI-Prompts

Was ist ein KI-Prompt?

Ein KI-Prompt ist die Eingabe, mit der Sie einem KI-System einen Auftrag geben. Das kann eine Frage, eine Anweisung, ein Text, eine Datei oder eine Kombination daraus sein.

Ein guter Prompt beschreibt nicht nur die Aufgabe, sondern auch Ziel, Kontext, Rolle, Regeln und gewünschtes Ausgabeformat.

Was macht einen guten Prompt aus?

Ein guter Prompt ist klar, konkret und prüfbar. Er sagt der KI:

• was erreicht werden soll

• in welchem Kontext gearbeitet wird

• welche Rolle die KI einnehmen soll

• was genau zu tun ist

• welche Regeln gelten

• wie das Ergebnis aussehen soll

Warum reicht ein guter Prompt allein nicht aus?

Ein Prompt ist nur der Auftrag. Für gute Ergebnisse braucht die KI zusätzlich Kontext.

Deshalb ist ein eigenes Kontextsystem wichtig: Stilregeln, Projektinformationen, Arbeitsregeln, Zielgruppen, Begriffe und Entscheidungsgrundlagen sollten wiederverwendbar gespeichert werden.

Das ist der Kern von Files over Tools.

Was bedeutet Files over Tools?

Files over Tools bedeutet: Der wichtigste Teil Ihrer KI-Arbeit liegt nicht im jeweiligen Tool, sondern in Ihren eigenen Dateien.

Wenn Sie Kontext, Regeln, Stil und Wissen sauber dokumentieren, können Sie mit verschiedenen KI-Tools arbeiten, ohne jedes Mal bei null zu beginnen.

Darf ich Personendaten in ChatGPT eingeben?

Personendaten, vertrauliche Unterlagen, interne Akten oder sensible Informationen sollten nicht in öffentliche KI-Tools eingegeben werden.

Nutzen Sie KI verantwortungsvoll, anonymisieren Sie Inhalte und beachten Sie die Datenschutzvorgaben Ihrer Organisation.

Wie verbessere ich einen schlechten KI-Output?

Prüfen Sie zuerst, was fehlt:

• War das Ziel klar?

• War der Kontext ausreichend?

• War die Aufgabe konkret?

• Wurde das gewünschte Format genannt?

• Waren Qualitätsregeln definiert?

Dann verfeinern Sie den Prompt und lassen die KI eine zweite Version erstellen.

Was ist besser: kurze oder lange Prompts?

Nicht die Länge entscheidet, sondern die Klarheit.

Ein kurzer Prompt mit gutem Kontext kann sehr stark sein. Ein langer Prompt ohne klare Aufgabe kann schlechte Ergebnisse liefern.

Der beste Prompt ist der klarste Auftrag auf der besten Kontextbasis.

Nächste Schritte

Nutzen Sie diesen Spickzettel als Startpunkt für Ihre eigene KI-Arbeit.

1. Wählen Sie eine konkrete Aufgabe aus Ihrem Alltag.

2. Nutzen Sie den Universal-Prompt.

3. Ergänzen Sie Ziel, Kontext, Rolle, Aufgabe, Regeln und Ausgabeformat.

4. Prüfen Sie das Ergebnis mit der Qualitätscheckliste.

5. Speichern Sie wiederkehrenden Kontext als Datei.

6. Verbessern Sie Ihre Prompts Schritt für Schritt.

Möchten Sie KI in Ihrer Organisation praktisch einsetzen?

Digital Skill unterstützt Verwaltungen, Gemeinden und Organisationen dabei, KI verständlich, sicher und wirksam einzuführen. Wir helfen bei:

• KI-Workshops

• Prompt-Schulungen

• Use-Case-Entwicklung

• Files-over-Tools-Konzepten

• Arbeitsregeln für KI

• Qualitätschecks

• Praxisbeispielen für Verwaltung und Kommunikation

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Der beste Prompt ist nicht der längste Prompt.

Der beste Prompt ist der klarste Auftrag auf der besten Kontextbasis.

• Prompting ist gutes Briefing.

• Kontext ist Ihr Betriebssystem.

• Qualität bleibt Verantwortung.