Story at Work: Terminfindung mit M365 statt Doodle & Co

Warum wir längst keine Extra-Tools mehr brauchen

Die Terminfindung ist ein echter Klassiker im Büroalltag – besonders wenn mehrere Personen beteiligt sind. Was passiert oft?👉 Ein Link zu Doodle, x-mal Rückfragen per Mail, Kalenderabgleiche manuell. Dabei gibt’s mit Microsoft 365 eine einfache Lösung: die Funktion „Terminabfrage“ direkt im Outlook-Kalender.

Der Alltag: Eine neue Sitzung steht an

Eine Fachstelle plant ein Meeting mit Kolleginnen aus zwei Abteilungen – plus einer externen Person aus der Nachbargemeinde. Was passiert in vielen Verwaltungen? Doodle-Link erstellen, verteilen, warten, exportieren, einladen. Klingt normal – ist aber umständlich.

Die Lösung: Terminabfrage direkt in Outlook

Seit 2023 gibt’s in Outlook (Web & Desktop) die Funktion „Terminabfrage“ – damit erstellst du in wenigen Klicks eine professionelle Umfrage, ohne externes Tool.

🔹 Interne Personen wählen → Kalenderverfügbarkeit wird direkt berücksichtigt

🔹 Externe einladen → per Mail-Link, keine Anmeldung nötig

🔹 Rückmeldungen automatisch gesammelt → Vorschlag zur besten Zeit kommt automatisch

Du musst also nicht mehr in Kalender schauen oder Verfügbarkeiten manuell abstimmen.

Vorteil: Alles bleibt im System

• Kein zusätzlicher Datenschutzaufwand

• Keine Medienbrüche

• Automatisches Erstellen des Termins nach Bestätigung

• Für alle einfach bedienbar – auch für Externe

Fazit: Microsoft 365 kann mehr, als viele denken

Warum also weiterhin Umfragen mit Doodle verschicken, wenn die Funktion schon da ist – einfach, datenschutzkonform und integriert?

Die richtige Lösung ist oft nur einen Klick entfernt. Man muss sie nur kennen.