Story at Work: Ordnung schaffen mit OneNote & Loop

Wie digitale Notizbücher und flexible Komponenten Abteilungen und Gremien unterstützen

Protokolle, Rückmeldungen, Notizen aus Gesprächen – vieles verschwindet in Word-Dokumenten, E-Mails oder auf persönlichen Laufwerken. Was fehlt? Ein zentraler Ort, an dem alles gesammelt wird und den alle Beteiligten erreichen können. Microsoft OneNote ist genau das – und gehört bei M365 ohnehin zum Standardpaket.

Doch mehr noch: Mit Loop-Komponenten können Inhalte heute nahtlos in andere Tools übertragen werden – Aufgaben aus OneNote landen direkt in Planner oder To Do. So entsteht echte Verbindung.

Der Anwendungsfall: Ein Notizbuch für den Gemeinderat

In einem kleinen OneNote-Notizbuch werden folgende Inhalte gesammelt:

• Traktanden und Vorbereitungsnotizen

• Protokollauszüge und Rückmeldungen

• Aufgaben- und Pendenzenlisten

• Hintergrundinfos zu Projekten

Jedes Ratsmitglied hat Zugriff – und kann Inhalte ergänzen, nachlesen oder kommentieren. Die Struktur ist klar, z. B. ein Abschnitt pro Sitzung oder ein Register pro Thema.

Loop macht’s dynamisch: Aus Aufgabenlisten im Notizbuch wird eine Loop-Komponente erstellt, die gleichzeitig in Teams oder Outlook weiterlebt. Änderungen an einer Stelle aktualisieren sich überall.

Auch für Abteilungen ideal

In der Verwaltung nutzen z. B. das Bauamt oder die Schulverwaltung ein gemeinsames OneNote, um:

• laufende Projekte zu dokumentieren

• Gesprächsnotizen zu bündeln

• Arbeitsprozesse festzuhalten

• Übergaben effizient zu gestalten

Mit Loop können daraus dynamische Elemente entstehen – etwa eine Liste mit Pendenzen, die in OneNote dokumentiert, aber parallel in Planner verfolgt wird. So bleibt der Überblick auch über Abteilungsgrenzen hinweg bestehen.

Zugriffe lassen sich präzise steuern – wer darf lesen, wer bearbeiten? Alles in der Hand der Organisation.

Der Vorteil: Kein neues Tool, keine Extrakosten

OneNote funktioniert auf allen Geräten (PC, Tablet, Handy), ist mit Outlook & Teams verbunden und synchronisiert in Echtzeit. Keine zusätzliche Software nötig. Kein Schulungsaufwand. Kein Chaos.

Loop bringt den nächsten Schritt: Inhalte sind überall verfügbar, ohne dass man sie doppelt pflegen muss. Aufgaben, Listen oder Protokollauszüge können direkt geteilt und weiterbearbeitet werden – egal ob in OneNote, Teams oder Outlook.

Fazit: Strukturierter arbeiten – mit OneNote & Loop

OneNote schafft Ordnung, Transparenz und Zusammenarbeit – ohne IT-Projekt, aber mit grossem Effekt. Loop erweitert das Ganze: Inhalte bleiben nicht mehr statisch im Notizbuch, sondern werden lebendig und verbinden sich mit den anderen M365-Tools.

Einfach freigeben, loslegen – und gemeinsam arbeiten.