Microsoft 365 im Verwaltungsalltag

Zusammenarbeit verbessern, den Verwaltungsalltag organisieren und Informationen richtig ablegen.

Eine gemeinsame Datei ist schnell erstellt. Schwieriger wird es bei den Fragen dahinter: Wo gehört sie hin? Wer darf darauf zugreifen? Und welche Unterlagen müssen in die verbindliche Geschäftsablage? In dieser Online-Kursreihe verbinde ich die praktische Arbeit mit Microsoft 365 mit den Fragen des Verwaltungsalltags.

Als roter Faden dient eine interne Informationsveranstaltung. Sie planen die Zusammenarbeit, organisieren Rückmeldungen und Aufgaben und entscheiden, welche Informationen wohin gehören. Dabei bleiben die Regeln der eigenen Verwaltung massgebend.

Die Kursreihe auf einen Blick

• Drei Live-Termine à 90 Minuten über Microsoft Teams.
• Jeweils eine Woche Abstand, mit einer kurzen Praxisaufgabe dazwischen.
• Eine zusammenhängende Reihe mit allen drei Modulen.
• Durchführung ab 5, höchstens 20 Teilnehmende.
• Kursleitung: Sandro Parissenti, Digital Skill.

Für wen die Reihe passt

Für Mitarbeitende, Teamleitende und Fachverantwortliche von Gemeinden und öffentlichen Organisationen, die Microsoft 365 bereits zur Verfügung haben und innerhalb ihrer organisatorischen Vorgaben sinnvoll einsetzen möchten.

Grundlegende Computerkenntnisse genügen. Die Reihe ist kein Administrationskurs und ersetzt weder organisationsspezifische Weisungen noch die fachliche Klärung von Datenschutz, Aufbewahrung und verbindlicher Geschäftsablage.

Was Sie danach besser können

• Chat und Kanal für unterschiedliche Aufgaben der Zusammenarbeit nutzen.
• Das Zusammenspiel von Teams, OneDrive und SharePoint anhand konkreter Unterlagen erklären.
• Besprechungen und Veranstaltungen mit Terminabstimmung, Rückmeldungen und klaren Aufgaben organisieren.
• Den Schutzbedarf einer Information erkennen und offene Fragen an die richtige Stelle weitergeben.
• Arbeitsunterlagen in Microsoft 365 von Unterlagen für GEVER oder eine Fachanwendung unterscheiden.
• Vor der Ablage und vor dem Teilen die Zuständigkeiten und Regeln der eigenen Verwaltung berücksichtigen.

Modul 1: Zusammenarbeit in Teams verständlich organisieren

Für eine interne Informationsveranstaltung arbeiten mehrere Stellen zusammen. Eine Frage passt in einen kurzen Chat. Andere Informationen sollen für das ganze Team auffindbar bleiben. Ich zeige, wie sich Kommunikation und gemeinsame Dokumente sinnvoll organisieren lassen.

Im Fokus stehen:

• Chat und Kanal passend zur Aufgabe einsetzen.
• Gemeinsam Dokumente bearbeiten und Links statt zusätzlicher Dateikopien verwenden.
• Teams-Arbeitsräume und das Zusammenspiel mit OneDrive und SharePoint verstehen.
• Zuständigkeiten und organisationsinterne Spielregeln in die Zusammenarbeit einbeziehen.

Praxisaufgabe: Sie ordnen die Absprachen und Unterlagen der Informationsveranstaltung. Was gehört in den Chat, was in den Kanal und welche Datei wird gemeinsam bearbeitet?

Ergebnis: Eine verständliche Struktur für die Zusammenarbeit an einem Vorhaben mit mehreren Beteiligten.

Bis zum nächsten Termin: Prüfen Sie an einer unkritischen Teamaufgabe, wo eine Information heute gesucht werden muss und wie sie innerhalb der erlaubten Arbeitsräume besser auffindbar bleibt.

Modul 2: Den Verwaltungsalltag übersichtlich organisieren

Die Informationsveranstaltung braucht einen passenden Termin, eine Rückmeldung der Beteiligten und klare Verantwortlichkeiten. Ich zeige dafür die Terminplanungsumfrage in Outlook, Microsoft Forms und Planner. Die Arbeitsaufgabe bestimmt, welches Werkzeug passt.

Im Fokus stehen:

• Einen Besprechungstermin mit mehreren Beteiligten abstimmen.
• Rückmeldungen mit einer kurzen Forms-Abfrage einholen.
• Aufgaben mit verantwortlicher Person und Fälligkeit festhalten.
• Bookings, Lists, OneNote und Loop für weitere Aufgaben der Zusammenarbeit einordnen.

Praxisaufgabe: Sie strukturieren die Organisation der Informationsveranstaltung: Terminabstimmung, Rückmeldung und Aufgabenübersicht.

Ergebnis: Ein nachvollziehbarer Ablauf, in dem sichtbar wird, wer bis wann was erledigt.

Bis zum nächsten Termin: Wählen Sie einen passenden Schritt für eine unkritische Verwaltungsaufgabe. Notieren Sie, welche Anwendung dafür erlaubt ist und welche organisatorische Frage vor dem Einsatz zu klären bleibt.

Modul 3: Schutzbedarf, Ablage und Teilen bewusst entscheiden

Zur Informationsveranstaltung entstehen eine Einladung, Arbeitsnotizen, eine Teilnahmeliste und ein Ergebnisprotokoll. Diese Unterlagen haben unterschiedliche Zwecke und Anforderungen. Ich zeige, wie sich der Schutzbedarf erkennen lässt und welche Fragen für die weitere Ablage wichtig sind.

Im Fokus stehen:

• Informationen nach ihrem Schutzbedarf einordnen.
• Klassifizierung als Einteilung nach Schutzbedarf und Kennzeichnungen, auch Labels genannt, verstehen.
• Persönliche und gemeinsame Arbeitsablage von der verbindlichen Ablage in GEVER und Fachanwendungen abgrenzen.
• Empfängerkreis und Zugriffsrechte vor dem Teilen prüfen.

Praxisaufgabe: Sie entscheiden für verschiedene Unterlagen der Informationsveranstaltung: Wer benötigt Zugriff? Wo wird zusammengearbeitet? Welche Vorgabe bestimmt die verbindliche Ablage? Wo braucht es Rücksprache?

Ergebnis: Eine einfache Prüfreihenfolge für Schutzbedarf, Ablage und Teilen, die Sie mit den Regeln Ihrer Verwaltung verbinden können.

Eine technische Kennzeichnung zeige ich an einer klar bezeichneten Beispielkonfiguration. Die Entscheidungsfälle lassen sich auch bearbeiten, wenn Ihre Verwaltung keine Labels eingerichtet hat.

So lernen Sie

Ich verbinde kurze Erklärungen mit Demonstrationen, Mitmachaufgaben und Fragen aus dem Verwaltungsalltag. Die Informationsveranstaltung führt durch alle drei Module. Zwischen den Terminen können Sie einen kleinen Schritt ausprobieren und die Erfahrung im nächsten Modul einbringen.

Zur Reihe gehören eine Werkzeugübersicht und eine Checkliste zum Ablegen und Teilen. Die Unterlagen helfen bei der Orientierung. Sie ersetzen keine organisationsspezifischen Vorgaben.

Was Sie mitbringen

• Einen Computer mit stabiler Internetverbindung und der Möglichkeit, an einer Teams-Besprechung teilzunehmen.
• Für eigene Übungen: den von Ihrer Verwaltung erlaubten Zugang zu Microsoft 365.
• Grundlegende Erfahrung mit Dateien, E-Mail und Online-Besprechungen.
• Wenn vorhanden: Kenntnis der eigenen Ablage- und Zusammenarbeitsregeln, ohne vertrauliche Unterlagen in den Kurs einzubringen.

Die verfügbaren Funktionen hängen von Lizenzen, Einstellungen und Vorgaben Ihrer Organisation ab. Im Kurs werden keine Berechtigungen oder Sicherheitseinstellungen Ihrer Verwaltung verändert.

Häufige Fragen

Ist die Reihe nur für Gemeinden gedacht?

Nein. Sie richtet sich auch an Mitarbeitende anderer öffentlicher Organisationen. Die Beispiele orientieren sich an Zusammenarbeit, Organisation und Informationsablage im Verwaltungsalltag.

Muss ich Teams, Forms oder Planner bereits gut kennen?

Nein. Die Reihe führt von einer konkreten Arbeitsaufgabe zu den passenden Werkzeugen. Grundlegende Computerkenntnisse und erste Erfahrung mit Online-Besprechungen genügen.

Kann ich teilnehmen, wenn einzelne Anwendungen gesperrt sind?

Ja. Ich zeige die Abläufe an vorbereiteten Beispielen. Eigene Übungen finden nur mit den Anwendungen statt, die Ihre Organisation erlaubt. Sie können die Arbeitsweise nachvollziehen und die Entscheidungsfragen auch ohne eigenen Zugriff bearbeiten.

Braucht meine Verwaltung bereits eingerichtete Labels?

Nein. Im dritten Modul steht zuerst die Frage im Mittelpunkt, wie schützenswert eine Information ist und welche Regeln gelten. Die technische Kennzeichnung zeige ich an einer Beispielkonfiguration. Daraus entsteht keine Vorgabe für Ihre eigene Umgebung.

Wird die verbindliche Ablage in GEVER oder einer Fachanwendung erklärt?

Die Reihe erklärt die Abgrenzung zwischen Zusammenarbeit und verbindlicher Geschäftsablage. Welche Unterlage in welches System gehört, richtet sich nach den Vorgaben Ihrer Verwaltung. Eine Einführung in eine bestimmte GEVER- oder Fachanwendung ist nicht Teil des Kurses.

Darf ich Fragen aus laufenden Geschäften mitbringen?

Ja, als allgemeine oder anonymisierte Beschreibung. Bitte zeigen Sie keine vertraulichen Geschäftsdossiers, Personendaten oder geschützten Dokumente. Die vorbereiteten Kursbeispiele reichen aus, um die Entscheidungsfragen zu bearbeiten.

Kann ich nur ein Modul besuchen?

Die drei Module sind als zusammenhängende Reihe angelegt. Die Informationsveranstaltung verbindet Zusammenarbeit, Organisation und Informationsablage. Das Angebot richtet sich deshalb an Personen, die an allen drei Modulen teilnehmen möchten.

Eignet sich die Reihe auch für eine eigene Durchführung in unserer Verwaltung?

Ja. Wenn Sie eine Durchführung für Ihre Organisation suchen, können Sie mich dazu anfragen. Zielgruppe, Ausgangslage und organisationsspezifische Anforderungen werden dafür separat besprochen.

Wie erfahre ich die Termine und die Teilnahmegebühr?

Kontaktieren Sie mich mit dem Hinweis «M365 im Verwaltungsalltag». Ich informiere Sie über die Durchführung und die Buchungsmöglichkeiten.

Passt die Reihe zu Ihrer Verwaltung?

Beschreiben Sie kurz Ihren Ausgangspunkt und die Fragen, die Sie im Arbeitsalltag beschäftigen. Ich kläre mit Ihnen, ob diese Reihe dazu passt.

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