Microsoft 365 im KMU-Alltag

Zusammenarbeit vereinfachen, Aufgaben organisieren und Informationen sicher teilen.

Microsoft 365 ist vorhanden. Trotzdem kursieren mehrere Versionen derselben Datei, Absprachen verschwinden im Chat und Aufgaben bleiben zwischen E-Mails liegen. In dieser Online-Kursreihe zeige ich, wie die vorhandenen Werkzeuge zu einer verständlichen Arbeitsweise zusammenfinden.

Im Mittelpunkt steht ein Kundenanlass: vom ersten Austausch im Team über die Organisation bis zum bewussten Ablegen und Teilen der Unterlagen. Sie lernen die Funktionen an einem zusammenhängenden Beispiel kennen und übertragen passende Schritte auf Ihren Arbeitsalltag.

Die Kursreihe auf einen Blick

• Drei Live-Termine à 90 Minuten über Microsoft Teams.
• Jeweils eine Woche Abstand, mit einer kurzen Praxisaufgabe dazwischen.
• Eine zusammenhängende Reihe mit allen drei Modulen.
• Durchführung ab 5, höchstens 20 Teilnehmende.
• Kursleitung: Sandro Parissenti, Digital Skill.

Für wen die Reihe passt

Für Mitarbeitende, Teamleitende und mitarbeitende Geschäftsführende in KMU, die Microsoft 365 bereits zur Verfügung haben und besser nutzen möchten. Grundlegende Computerkenntnisse genügen. Erfahrung mit allen gezeigten Anwendungen ist nicht nötig.

Die Reihe richtet sich an Menschen, die gemeinsam arbeiten und ihre Abläufe verbessern möchten. Sie ist kein Kurs zur technischen Einrichtung oder Administration von Microsoft 365.

Was Sie danach besser können

• Entscheiden, ob eine kurze Abstimmung in den Chat oder ein gemeinsames Thema in einen Teams-Kanal gehört.
• Gemeinsam an einer Datei arbeiten und Links passend einsetzen, statt zusätzliche Dateikopien zu verteilen.
• Termine abstimmen, Rückmeldungen einholen und Aufgaben mit Zuständigkeit und Fälligkeit festhalten.
• Persönliche Arbeitsunterlagen von gemeinsamen Teamunterlagen unterscheiden.
• Vor dem Teilen prüfen, wer welche Informationen wirklich benötigt.
• Einen überschaubaren nächsten Schritt für das eigene Team festlegen.

Modul 1: Gemeinsam arbeiten statt Dateien hin- und herschicken

Ein Kundenanlass beginnt mit vielen kleinen Absprachen. Wo bleibt die Übersicht, wenn mehrere Personen mitarbeiten? Ich zeige, wie Teams, OneDrive und SharePoint zusammenspielen und wie ein Team an einer gemeinsamen Informationsbasis arbeitet.

Im Fokus stehen:

• Chat und Kanal für unterschiedliche Arten der Zusammenarbeit einsetzen.
• Eine gemeinsame Datei öffnen, bearbeiten und über einen passenden Link weitergeben.
• Verstehen, wo persönliche und gemeinsame Dokumente hingehören.
• Zusammenarbeit mit externen Partnern einordnen und die eigenen Organisationsregeln beachten.

Praxisaufgabe: Sie ordnen die Kommunikation und Unterlagen für den Kundenanlass: Welche Abstimmung gehört wohin? Welche Datei wird gemeinsam bearbeitet? Wer benötigt Zugriff?

Ergebnis: Eine nachvollziehbare Arbeitsweise für ein gemeinsames Vorhaben, mit weniger unklaren Dateiversionen.

Bis zum nächsten Termin: Wählen Sie eine kleine Teamaufgabe und prüfen Sie, ob sich eine Dateikopie durch den Link auf eine gemeinsam genutzte Datei ersetzen lässt. Nutzen Sie nur Informationen und Arbeitsräume, die dafür erlaubt sind.

Modul 2: Termine, Rückmeldungen und Aufgaben verbinden

Der Kundenanlass nimmt Form an. Ein Termin muss gefunden werden, Rückmeldungen werden benötigt und Aufgaben sollen nicht bei «jemand müsste» stehen bleiben. Ich konzentriere mich auf drei Werkzeuge: die Terminplanungsumfrage in Outlook, Microsoft Forms und Planner.

Im Fokus stehen:

• Einen Termin mit mehreren Beteiligten abstimmen.
• Eine kurze, verständliche Rückmeldung mit Forms vorbereiten.
• Aufgaben in Planner mit Zuständigkeit und Fälligkeit strukturieren.
• Bookings, Lists, OneNote und Loop einordnen, ohne jede Anwendung im Detail durchzugehen.

Praxisaufgabe: Sie strukturieren die Organisation des Kundenanlasses: eine Terminabstimmung, eine kurze Rückfrage und einen kleinen Aufgabenplan.

Ergebnis: Ein einfacher Ablauf, in dem Termine, Rückmeldungen und Verantwortlichkeiten zusammenpassen.

Bis zum nächsten Termin: Probieren Sie einen dieser Schritte an einer unkritischen Aufgabe aus. Halten Sie fest, was einfacher wurde und wo eine gemeinsame Regel fehlt.

Modul 3: Informationen passend ablegen und bewusst teilen

Beim Kundenanlass entstehen eine Agenda, eine Kontaktliste, Arbeitsnotizen und Unterlagen für externe Beteiligte. Nicht alles gehört an denselben Ort und nicht alle sollen alles sehen. Ich zeige, welche Fragen vor der Ablage und vor dem Teilen helfen.

Im Fokus stehen:

• Persönliche und gemeinsame Ablage unterscheiden.
• Schutzbedarf bei Kunden-, Personal- und anderen Geschäftsinformationen erkennen.
• Empfängerkreis und Zugriffsrechte bewusst prüfen.
• Kennzeichnungen für Informationen verstehen und, sofern in der Organisation vorhanden, einordnen.

Praxisaufgabe: Sie entscheiden für unterschiedliche Unterlagen des Kundenanlasses: Wo gehört das Dokument hin? Wer braucht Zugriff? Was muss vor dem Teilen geklärt werden?

Ergebnis: Eine kurze Entscheidungslogik für die Ablage und das Teilen von Informationen im eigenen Arbeitsalltag.

So lernen Sie

Ich verbinde kurze Erklärungen mit Demonstrationen, Mitmachaufgaben und Fragen aus der Gruppe. Das Beispiel des Kundenanlasses zieht sich durch alle drei Termine. Zwischen den Modulen bleibt Zeit, einen kleinen Schritt auszuprobieren und Erfahrungen mitzubringen.

Zur Reihe gehören eine Werkzeugübersicht und eine Checkliste zum Ablegen und Teilen. Wenn eine Funktion in Ihrer Organisation nicht verfügbar ist, können Sie den Ablauf an der Demonstration nachvollziehen und die Entscheidungsaufgabe trotzdem bearbeiten.

Was Sie mitbringen

• Einen Computer mit stabiler Internetverbindung und der Möglichkeit, an einer Teams-Besprechung teilzunehmen.
• Für eigene Übungen: den von Ihrer Organisation erlaubten Zugang zu Microsoft 365.
• Grundlegende Erfahrung mit Dateien, E-Mail und Online-Besprechungen.
• Eine kleine Frage oder Aufgabe aus dem Arbeitsalltag, ohne vertrauliche Daten.

Die verfügbaren Funktionen hängen von den Lizenzen und Einstellungen Ihrer Organisation ab. Im Kurs werden keine Berechtigungen oder Sicherheitseinstellungen Ihrer Organisation verändert.

Häufige Fragen

Muss ich Teams, Forms oder Planner bereits gut kennen?

Nein. Die Reihe beginnt bei den Arbeitsaufgaben und führt schrittweise zu den passenden Werkzeugen. Grundlegende Computerkenntnisse und erste Erfahrung mit Online-Besprechungen reichen als Ausgangspunkt.

Muss in meiner Organisation jede gezeigte Anwendung verfügbar sein?

Nein. Ich zeige die Abläufe an vorbereiteten Beispielen. Eigene Übungen sind dort möglich, wo Ihre Organisation die jeweilige Anwendung erlaubt. Auch ohne diese Funktion können Sie die Arbeitsweise und die Entscheidungsfragen mitnehmen.

Kann ich nur ein Modul besuchen?

Die drei Module bauen aufeinander auf und bilden eine vollständige Reihe. Der Kundenanlass verbindet Zusammenarbeit, Organisation und den Umgang mit Informationen. Das Angebot ist deshalb für die Teilnahme an allen drei Modulen angelegt.

Wie viel Arbeit fällt zwischen den Terminen an?

Jeweils eine kurze, klar eingegrenzte Praxisaufgabe. Es geht um einen kleinen Versuch im Arbeitsalltag, nicht um ein zusätzliches Projekt. Im nächsten Modul greife ich die Erfahrungen auf.

Darf ich eigene Kunden- oder Personaldaten verwenden?

Bitte bringen Sie keine vertraulichen Kunden-, Personal- oder Geschäftsdaten in den offenen Kurs ein. Fragen lassen sich mit anonymisierten Beschreibungen oder den Kursbeispielen bearbeiten. Für die Nutzung im Betrieb gelten weiterhin die Regeln Ihrer Organisation.

Werden auch Kennzeichnungen für vertrauliche Informationen behandelt?

Ja. Ich erkläre den Zweck solcher Kennzeichnungen und zeige eine Beispielkonfiguration. Sie lernen, die richtigen Fragen zu stellen. Die konkrete Einteilung und technische Einrichtung richtet sich nach Ihrer Organisation.

Ist die Reihe auch für ein ganzes Team geeignet?

Ja, die Inhalte eignen sich auch als Gesprächsgrundlage für ein Team. Wenn Sie eine eigene Durchführung für Ihre Organisation suchen, können Sie mich dazu anfragen. Umfang und Ausgestaltung werden dafür separat besprochen.

Wie erfahre ich die Termine und die Teilnahmegebühr?

Kontaktieren Sie mich mit dem Hinweis «M365 im KMU-Alltag». Ich informiere Sie über die Durchführung und die Buchungsmöglichkeiten.

Passt die Reihe zu Ihrem Arbeitsalltag?

Beschreiben Sie kurz, wie Sie Microsoft 365 heute einsetzen und wo die Zusammenarbeit hakt. Ich kläre mit Ihnen, ob diese Reihe zu Ihrem Ausgangspunkt passt.

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