Öffentliche Verwaltung
Story at Work: Terminfindung mit M365 statt Doodle & Co
Viele Verwaltungen nutzen immer noch externe Tools wie Doodle für Terminabfragen – obwohl Microsoft 365 längst eine integrierte Lösung bietet. Mit der Outlook-Funktion „Terminabfrage“ lassen sich Termine einfach und datenschutzkonform koordinieren – intern wie extern. Kalenderverfügbarkeit wird direkt berücksichtigt, Rückmeldungen automatisch ausgewertet. Ohne Zusatz-Tool. Ohne Umwege. #DigitalSkill #M365 #VerwaltungDigital
Warum wir längst keine Extra-Tools mehr brauchen
Die Terminfindung ist ein echter Klassiker im Büroalltag – besonders wenn mehrere Personen beteiligt sind. Was passiert oft?👉 Ein Link zu Doodle, x-mal Rückfragen per Mail, Kalenderabgleiche manuell. Dabei gibt’s mit Microsoft 365 eine einfache Lösung: die Funktion „Terminabfrage“ direkt im Outlook-Kalender.
Der Alltag: Eine neue Sitzung steht an
Eine Fachstelle plant ein Meeting mit Kolleginnen aus zwei Abteilungen – plus einer externen Person aus der Nachbargemeinde. Was passiert in vielen Verwaltungen? Doodle-Link erstellen, verteilen, warten, exportieren, einladen. Klingt normal – ist aber umständlich.
Die Lösung: Terminabfrage direkt in Outlook
Seit 2023 gibt’s in Outlook (Web & Desktop) die Funktion „Terminabfrage“ – damit erstellst du in wenigen Klicks eine professionelle Umfrage, ohne externes Tool.
🔹 Interne Personen wählen → Kalenderverfügbarkeit wird direkt berücksichtigt
🔹 Externe einladen → per Mail-Link, keine Anmeldung nötig
🔹 Rückmeldungen automatisch gesammelt → Vorschlag zur besten Zeit kommt automatisch
Du musst also nicht mehr in Kalender schauen oder Verfügbarkeiten manuell abstimmen.
Vorteil: Alles bleibt im System
Kein zusätzlicher Datenschutzaufwand
Keine Medienbrüche
Automatisches Erstellen des Termins nach Bestätigung
Für alle einfach bedienbar – auch für Externe
Fazit: Microsoft 365 kann mehr, als viele denken
Warum also weiterhin Umfragen mit Doodle verschicken, wenn die Funktion schon da ist – einfach, datenschutzkonform und integriert?
Die richtige Lösung ist oft nur einen Klick entfernt. Man muss sie nur kennen.