Ein guter Prompt ist kein Zauberspruch. Er ist ein klares Briefing – mit Ziel, Kontext, Regeln und prüfbarem Ergebnis.
Dieser Spickzettel hilft Ihnen, bessere Ergebnisse mit ChatGPT und anderen KI-Systemen zu erzielen: verständlicher, strukturierter, verantwortungsvoller und näher an der tatsächlichen Arbeit.
Ein guter Prompt beantwortet sechs Fragen. Damit wird aus einer vagen Anfrage ein klares Arbeitsbriefing.
1 · ZielWas soll am Ende erreicht werden?
2 · KontextIn welchem Umfeld findet die Aufgabe statt?
3 · RolleAus welcher Perspektive soll die KI arbeiten?
4 · AufgabeWas soll die KI konkret tun?
5 · RegelnWas muss die KI beachten?
6 · AusgabeformatWie soll das Ergebnis aussehen?
Je klarer der Auftrag und je besser der Kontext, desto nützlicher wird das Ergebnis.
Für wen ist dieser Spickzettel gedacht?
Für Menschen, die KI nicht theoretisch bewundern, sondern praktisch einsetzen möchten.
Mitarbeitende in Gemeinden und Verwaltungen
Kommunikationsverantwortliche
Projektleitende
Führungspersonen
Stabsstellen
Schulen und verwaltungsnahe Organisationen
Teams, die mit Dokumenten, Berichten, Mails, Anfragen oder Konzepten arbeiten
Sie brauchen kein technisches Vorwissen. Entscheidend ist, dass Sie Ihre Aufgabe klar beschreiben, relevanten Kontext liefern und das Ergebnis kritisch prüfen.
Files over Tools: Der wichtigste Prompting-Hack
Viele KI-Probleme entstehen nicht, weil das Tool schlecht ist. Sie entstehen, weil der KI der richtige Kontext fehlt.
Nicht jedes Mal alles neu erklären
Wiederkehrende Informationen gehören nicht in jeden Prompt, sondern in wiederverwendbare Kontextdateien.
Kontext als Datei speichern
Identität, Stil, Arbeitsregeln, Projektwissen und Standardprompts werden als eigene Bausteine dokumentiert.
Prompt nur noch als Arbeitsauftrag nutzen
Die KI erhält den Auftrag – und Ihre Dateien liefern die Arbeitsgrundlage.
Tools können wechseln. Ihr Kontext sollte bleiben.
Was gehört in ein gutes Kontextsystem?
Ein gutes Kontextsystem besteht aus wiederverwendbaren Dateien. Diese Dateien können als Markdown gespeichert und je nach Aufgabe in ein KI-Tool eingefügt oder hochgeladen werden.
1
Identität
# Identität
Wir sind eine Schweizer Gemeindeverwaltung.
Unser Ziel ist eine klare, verständliche und bürgernahe Kommunikation.
Wir handeln sachlich, verantwortungsvoll und lösungsorientiert.
2
Organisation und Projekte
# Organisation und Projekte
Zielgruppen:
- Einwohnerinnen und Einwohner
- Gemeinderat
- Geschäftsleitung
- Mitarbeitende
- externe Partner
Wichtige Themen:
- Digitalisierung
- Bürgerkommunikation
- Datenschutz
- Prozessvereinfachung
3
Stil und Tonalität
# Stil und Tonalität
Unser Schreibstil:
- klar
- freundlich
- sachlich
- verständlich
- ohne unnötige Fachbegriffe
- ohne Amtsdeutsch, wenn die Bevölkerung angesprochen wird
Wir vermeiden:
- Floskeln
- übertriebene Werbesprache
- unklare Aussagen
- unnötig lange Sätze
4
Arbeitsregeln
# Arbeitsregeln für KI
Die KI darf:
- Texte strukturieren
- Entwürfe formulieren
- Zusammenfassungen erstellen
- Optionen vergleichen
- Verbesserungsvorschläge machen
Die KI darf nicht:
- Fakten erfinden
- rechtliche Entscheide treffen
- sensible Personendaten verarbeiten
- vertrauliche Informationen in öffentliche Tools übernehmen
- ohne Prüfung als finale Entscheidungsgrundlage dienen
Wenn Informationen fehlen, soll die KI «Abklärungsbedarf» markieren.
Ein guter Prompt ist wie ein gutes Briefing. Er sagt der KI nicht nur, was sie tun soll, sondern auch warum, für wen und in welcher Form.
1
Ziel
Beschreiben Sie zuerst, was am Ende erreicht werden soll. Nicht: «Mach mir etwas dazu.» Besser: «Erstelle eine kurze Entscheidungsgrundlage mit Optionen, Risiken und Empfehlung.»
2
Kontext
Erklären Sie Umfeld, Zielgruppe, Situation und Rahmenbedingungen. Je besser der Kontext, desto weniger generisch wird das Ergebnis.
3
Rolle
Geben Sie der KI eine passende Perspektive: Kommunikation, Stab, Projektleitung, Datenschutz, Verwaltung oder Führung.
4
Aufgabe
Formulieren Sie konkret, was die KI tun soll: analysieren, strukturieren, formulieren, vergleichen, zusammenfassen oder prüfen.
5
Regeln
Definieren Sie Qualitätskriterien und Grenzen: keine erfundenen Fakten, Abklärungsbedarf markieren, sensible Daten vermeiden.
6
Ausgabeformat
Geben Sie vor, wie das Resultat aussehen soll: Liste, Tabelle, Management Summary, E-Mail, Bericht oder Präsentationsstruktur.
Master-Prompt
Universal-Prompt zum Kopieren
Diese Vorlage passt für fast jede Aufgabe: Text, Analyse, Zusammenfassung, Entscheidungsgrundlage, E-Mail, Präsentation oder Konzept.
Du bist [Rolle].
Ziel:
[Was soll am Ende erreicht werden?]
Kontext:
[Umfeld, Zielgruppe, Situation, wichtige Rahmenbedingungen]
Material:
"""
[Text, Stichpunkte, Dateiinhalt oder relevante Auszüge einfügen]
"""
Aufgabe:
[Was soll die KI konkret tun?]
Regeln:
- Verwende nur die bereitgestellten Informationen.
- Erfinde keine Fakten, Zahlen, Namen oder Quellen.
- Markiere fehlende Informationen als «Abklärungsbedarf».
- Trenne klar zwischen Fakten, Annahmen und Empfehlungen.
- Schreibe verständlich, sachlich und praxisnah.
- Berücksichtige die Zielgruppe: [Zielgruppe einfügen].
Ausgabeformat:
[Liste, Tabelle, Bericht, Mail, Management Summary, Präsentationsstruktur]
Qualitätscheck:
Prüfe am Schluss:
1. Ist das Ergebnis fachlich plausibel?
2. Fehlen wichtige Informationen?
3. Ist der Ton passend?
4. Gibt es Risiken oder Annahmen?
5. Welche nächsten Schritte sind sinnvoll?
Prompting-Hacks für bessere Ergebnisse
Die folgenden Tipps helfen, aus allgemeinen KI-Antworten brauchbare Arbeitsresultate zu machen.
✓
Mit dem Ergebnis starten
Fragen Sie zuerst: «Welches Ergebnis brauche ich?» Statt: «Was kann die KI dazu sagen?»
✓
Auftrag und Material trennen
Setzen Sie Anweisung und Textmaterial sichtbar auseinander, etwa mit dreifachen Anführungszeichen.
✓
Format vorgeben
Tabellen, Listen, Spalten oder klare Gliederungen machen Ergebnisse nützlicher und überprüfbarer.
✓
Beispiele nutzen
Ein Mini-Beispiel für Ton oder Stil hilft der KI, das gewünschte Muster besser zu treffen.
✓
Zuerst Lücken erkennen
Bei komplexen Aufgaben kann die KI zuerst offene Fragen und fehlende Informationen markieren.
✓
Zweite Runde nutzen
Die erste Antwort ist oft ein Rohentwurf. Lassen Sie sie kritisch überarbeiten.
✓
Halluzinationsbremse einbauen
Fordern Sie: keine erfundenen Fakten, Quellen, Rechtsgrundlagen, Namen oder Zahlen.
✓
Kontextdateien statt Mega-Prompts
Speichern Sie wiederkehrenden Kontext dauerhaft und nutzen Sie Prompts als klare Aufträge.
Prompt-Reparatur: Wenn das Ergebnis nicht gut ist
Wenn ein KI-Ergebnis nicht passt, fehlen oft Ziel, Kontext, Format oder Qualitätsregeln. Diese Reparatur-Prompts helfen bei der schnellen Verbesserung.
Reparatur-Prompt
Wenn das Ergebnis zu allgemein ist
Schärft den Output und bringt ihn zurück in den konkreten Kontext.
Mach das Ergebnis konkreter.
Beziehe dich stärker auf folgenden Kontext:
[Kontext ergänzen]
Gib konkrete Beispiele, klare nächste Schritte und vermeide allgemeine Aussagen.
Reparatur-Prompt
Wenn das Ergebnis zu lang ist
Kürzt auf das Wesentliche und hält den Text entscheidungsrelevant.
Kürze den Text auf maximal [X] Wörter.
Behalte nur entscheidungsrelevante Aussagen.
Nutze kurze Sätze.
Streiche Wiederholungen und allgemeine Floskeln.
Reparatur-Prompt
Wenn das Ergebnis nach KI klingt
Entfernt Floskeln und macht den Text natürlicher.
Formuliere natürlicher und menschlicher.
Vermeide Floskeln wie «in der heutigen Zeit», «innovativ», «zukunftsorientiert» oder «massgeschneidert».
Schreibe sachlich, direkt und verständlich.
Reparatur-Prompt
Wenn Aussagen unsicher wirken
Trennt Fakten, Annahmen, offene Punkte und Risiken.
Prüfe alle Aussagen kritisch.
Markiere:
- gesicherte Fakten
- Annahmen
- offene Punkte
- Abklärungsbedarf
- mögliche Risiken
Reparatur-Prompt
Wenn der Ton nicht passt
Korrigiert Stil, Haltung und Zielgruppensprache.
Passe den Ton an.
Der Text soll:
- ruhig
- respektvoll
- sachlich
- verständlich
- bürgernah
- ohne Bürokratiesprache
formuliert sein.
Prompt-Bibliothek für Verwaltung und Praxis
Direkt kopieren, einsetzen und an die eigene Organisation anpassen.
Master-Prompt
Universal-Prompt
Der robuste Startpunkt für fast jede Aufgabe: Analyse, Text, Entscheidungsgrundlage, E-Mail, Konzept oder Präsentation.
Du bist [Rolle].
Ziel:
[Was soll am Ende erreicht werden?]
Kontext:
[Umfeld, Zielgruppe, Situation, wichtige Rahmenbedingungen]
Material:
"""
[Text, Stichpunkte, Dateiinhalt oder relevante Auszüge einfügen]
"""
Aufgabe:
[Was soll die KI konkret tun?]
Regeln:
- Verwende nur die bereitgestellten Informationen.
- Erfinde keine Fakten, Zahlen, Namen oder Quellen.
- Markiere fehlende Informationen als «Abklärungsbedarf».
- Trenne klar zwischen Fakten, Annahmen und Empfehlungen.
- Schreibe verständlich, sachlich und praxisnah.
- Berücksichtige die Zielgruppe: [Zielgruppe einfügen].
Ausgabeformat:
[Liste, Tabelle, Bericht, Mail, Management Summary, Präsentationsstruktur]
Qualitätscheck:
Prüfe am Schluss:
1. Ist das Ergebnis fachlich plausibel?
2. Fehlen wichtige Informationen?
3. Ist der Ton passend?
4. Gibt es Risiken oder Annahmen?
5. Welche nächsten Schritte sind sinnvoll?
Prompt-Vorlage
Prompt verbessern
Macht aus einem groben Auftrag eine präzise, belastbare Arbeitsanweisung.
Verbessere folgenden Prompt.
Ziel:
Der Prompt soll präziser, klarer und nützlicher werden.
Achte auf:
- klares Ziel
- passenden Kontext
- eindeutige Aufgabe
- gewünschtes Ausgabeformat
- Qualitätskriterien
- Datenschutz
- keine erfundenen Fakten
Prompt:
"""
[Prompt einfügen]
"""
Gib aus:
1. verbesserter Prompt
2. Erklärung der wichtigsten Verbesserungen
3. optionale Rückfragen
Prompt-Vorlage
Bürgeranfrage beantworten
Für E-Mails, Kontaktformulare oder Rückmeldungen aus der Bevölkerung.
Du arbeitest in einer Schweizer Gemeindeverwaltung.
Formuliere eine freundliche, sachliche und verständliche Antwort auf folgende Bürgeranfrage.
Zielgruppe:
Einwohnerinnen und Einwohner ohne Fachwissen.
Stil:
- klar
- respektvoll
- verständlich
- keine Bürokratiesprache
- keine unnötigen Fachbegriffe
Regeln:
- Erfinde keine Informationen.
- Wenn wichtige Angaben fehlen, markiere sie als «Abklärungsbedarf».
- Der Ton soll ruhig und professionell sein.
Bürgeranfrage:
"""
[Anfrage einfügen]
"""
Gib zusätzlich aus:
1. Antwortentwurf
2. offene Punkte für interne Abklärung
3. kurzer Qualitätscheck
Prompt-Vorlage
Verwaltungstext vereinfachen
Für Amtsberichte, Website-Texte, Briefe, Merkblätter und Bürgerinformationen.
Du bist Experte für verständliche Verwaltungskommunikation.
Formuliere den folgenden Text in einfacher, bürgernaher Sprache um.
Zielgruppe:
Einwohnerinnen und Einwohner ohne Fachwissen.
Regeln:
- kurze Sätze
- einfache Wörter
- aktive Sprache
- keine unnötigen Fachbegriffe
- Fachbegriffe nur verwenden, wenn sie erklärt werden
- Sinn, Zahlen und Aussagen exakt beibehalten
- freundlich und sachlich schreiben
Text:
"""
[Text einfügen]
"""
Gib aus:
1. vereinfachte Version
2. Liste der erklärten oder entfernten Fachbegriffe
3. kurzer Qualitätscheck
Prompt-Vorlage
Bericht entscheidungsrelevant zusammenfassen
Für längere Berichte, Projektunterlagen, Studien oder Sitzungsunterlagen.
Du bist Stabsmitarbeiter in einer Schweizer Verwaltung.
Fasse den folgenden Bericht entscheidungsrelevant zusammen.
Zielgruppe:
[Geschäftsleitung / Gemeinderat / Projektteam / Bevölkerung]
Erstelle:
1. Kernaussage in maximal 3 Sätzen
2. wichtigste Erkenntnisse
3. Chancen
4. Risiken
5. offene Fragen
6. mögliche Konsequenzen
7. empfohlene nächste Schritte
Regeln:
- Verwende nur Informationen aus dem Bericht.
- Erfinde keine Fakten, Zahlen oder Quellen.
- Markiere fehlende Informationen als «Abklärungsbedarf».
- Schreibe sachlich, klar und kurz.
Bericht:
"""
[Bericht oder Auszug einfügen]
"""
Prompt-Vorlage
Management Summary erstellen
Für Geschäftsleitung, Gemeinderat, Projektteam oder Sitzungsunterlagen.
Du bist Stabsmitarbeiter und bereitest eine Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsleitung vor.
Erstelle aus den folgenden Informationen eine Management Summary.
Ziel:
Eine kurze, klare und entscheidungsorientierte Grundlage für die Geschäftsleitung.
Struktur:
1. Ausgangslage
2. Kernaussage
3. Optionen
4. Chancen
5. Risiken
6. Empfehlung
7. nächste Schritte
Stil:
- klar
- nüchtern
- entscheidungsorientiert
- keine langen Erklärungen
- keine Floskeln
Regeln:
- Trenne Fakten, Annahmen und Empfehlungen.
- Markiere fehlende Informationen als «Abklärungsbedarf».
- Erfinde keine Zahlen, Kosten oder Rechtsgrundlagen.
Informationen:
"""
[Informationen einfügen]
"""
Prompt-Vorlage
Medienmitteilung erstellen
Für Projekte, Beschlüsse, Anlässe oder öffentliche Informationen.
Du arbeitest in der Kommunikation einer Schweizer Gemeindeverwaltung.
Formuliere aus den folgenden Informationen eine kurze Medienmitteilung.
Struktur:
1. Titel
2. Lead mit der wichtigsten Aussage
3. Hintergrund
4. Bedeutung für Bevölkerung oder Zielgruppe
5. weiteres Vorgehen
6. Kontakt
Stil:
- sachlich
- verständlich
- medientauglich
- keine Werbesprache
- keine übertriebenen Formulierungen
Informationen:
"""
[Informationen einfügen]
"""
Prüfe am Schluss:
- Ist die Kernaussage im ersten Abschnitt klar?
- Ist die Mitteilung verständlich?
- Fehlen wichtige Fakten?
Prompt-Vorlage
KI-Ergebnis kritisch prüfen
Für die Qualitätssicherung von KI-Texten, Analysen und Zusammenfassungen.
Für das Files-over-Tools-Prinzip: wiederkehrenden Kontext sauber dokumentieren.
Hilf mir, eine wiederverwendbare Kontextdatei für KI-Arbeit zu erstellen.
Thema:
[Organisation / Projekt / Schreibstil / Arbeitsregeln / Zielgruppe]
Erstelle eine Markdown-Datei mit folgender Struktur:
1. Zweck der Datei
2. wichtiger Kontext
3. Zielgruppen
4. Begriffe und Definitionen
5. Tonalität
6. Regeln für die KI
7. Beispiele
8. Was die KI vermeiden soll
Stil:
klar, strukturiert und wiederverwendbar.
Informationen:
"""
[Informationen einfügen]
"""
Prompt-Vorlage
Projektideen strukturieren
Für Workshops, Brainstormings, Projektstarts oder lose Ideensammlungen.
Du bist Projektleiter in einer verwaltungsnahen Organisation.
Strukturiere die folgenden Ideen zu einem ersten Konzept.
Erstelle:
1. Ausgangslage
2. Ziel
3. Zielgruppen
4. mögliche Massnahmen
5. Nutzen
6. Risiken
7. offene Fragen
8. nächste Schritte
Stil:
- klar
- praxisnah
- führungstauglich
- umsetzungsorientiert
Ideen:
"""
[Ideen oder Stichpunkte einfügen]
"""
Prompt-Vorlage
Checkliste erstellen
Für wiederkehrende Aufgaben, Prozesse oder interne Standards.
Erstelle eine praktische Checkliste für folgende Aufgabe.
Ziel:
Die Checkliste soll helfen, die Aufgabe vollständig, nachvollziehbar und alltagstauglich umzusetzen.
Aufgabe:
[Aufgabe einfügen]
Struktur:
1. Vorbereitung
2. Durchführung
3. Abschluss
4. häufige Fehler
5. Qualitätscheck
Regeln:
- kurze Punkte
- klare Arbeitsschritte
- keine unnötige Theorie
- praxistauglich formulieren
Qualitätscheck vor der Verwendung
KI-Ergebnisse sind Entwürfe. Sie müssen geprüft, angepasst und freigegeben werden.
1. Stimmt der Inhalt?
Sind Fakten, Zahlen, Namen, Aussagen und Bezüge korrekt?
2. Ist das Ergebnis plausibel?
Ergibt das Resultat fachlich Sinn? Wurde nichts Offensichtliches vergessen?
3. Fehlen wichtige Informationen?
Wurden Risiken, Ausnahmen, Abhängigkeiten oder offene Fragen übersehen?
4. Passt der Ton?
Ist der Stil sachlich, freundlich, verständlich und zielgruppengerecht?
5. Gibt es erfundene Aussagen?
Enthält das Ergebnis falsche Quellen, erfundene Rechtsgrundlagen, ungesicherte Zahlen oder scheinbar konkrete Angaben ohne Basis?
6. Sind sensible Daten geschützt?
Wurden Personendaten, vertrauliche Akten oder interne Informationen vermieden?
KI liefert Entwürfe. Menschen übernehmen Verantwortung.
Verantwortung und Datenschutz
Künstliche Intelligenz kann viele Aufgaben erleichtern. Aber sie ersetzt nicht Fachwissen, rechtliche Prüfung, politische Beurteilung, Datenschutzverantwortung, menschliche Entscheidung und Qualitätskontrolle.
1
Verantwortung bleibt beim Menschen
Jedes KI-generierte Ergebnis muss von einer Fachperson geprüft und freigegeben werden.
2
Inhalte müssen geprüft werden
KI-Systeme können Fehler machen, Informationen erfinden oder wichtige Punkte weglassen.
3
Keine sensiblen Daten in öffentliche Tools
Personendaten, vertrauliche Unterlagen, interne Akten oder schützenswerte Informationen gehören nicht in öffentliche KI-Tools.
OpenAI-Best-Practices kompakt
Die offiziellen OpenAI-Empfehlungen lassen sich für die Praxis so zusammenfassen.
→
Klar und spezifisch schreiben
Aufgabe, Kontext, Ton, Stil und gewünschtes Ergebnis möglichst konkret nennen.
→
Schrittweise verbessern
Prompting ist ein iterativer Prozess: Antwort prüfen, Prompt schärfen, Kontext ergänzen.
→
Kontext sauber abgrenzen
Anweisung und Material sichtbar trennen, zum Beispiel mit Anführungszeichen oder klaren Trennzeichen.
→
Ausgabeformat zeigen
Tabellen, Listen, Gliederungen oder Beispiele machen Ergebnisse verlässlicher und besser nutzbar.
Typische Einsatzbereiche
Bürgeranfragen
E-Mails
Medienmitteilungen
Berichte
Management Summarys
Gemeinderatsgeschäfte
Sitzungsvorbereitung
Projektideen
Bürgerkommunikation
Einfache Sprache
Dokumentenvergleich
Checklisten
Schulungsunterlagen
Workshop-Nachbereitung
FAQ: Häufige Fragen zu KI-Prompts
Was ist ein KI-Prompt?
Ein KI-Prompt ist die Eingabe, mit der Sie einem KI-System einen Auftrag geben. Das kann eine Frage, eine Anweisung, ein Text, eine Datei oder eine Kombination daraus sein.
Was macht einen guten Prompt aus?
Ein guter Prompt ist klar, konkret und prüfbar. Er beschreibt Ziel, Kontext, Rolle, Aufgabe, Regeln und gewünschtes Ausgabeformat.
Warum reicht ein guter Prompt allein nicht aus?
Ein Prompt ist nur der Auftrag. Für gute Ergebnisse braucht die KI zusätzlich Kontext: Stilregeln, Projektinformationen, Zielgruppen, Begriffe und Entscheidungsgrundlagen.
Was bedeutet Files over Tools?
Files over Tools bedeutet: Der wichtigste Teil Ihrer KI-Arbeit liegt nicht im jeweiligen Tool, sondern in Ihren eigenen Dateien. So bleiben Kontext, Regeln und Wissen portabel.
Darf ich Personendaten in ChatGPT eingeben?
Personendaten, vertrauliche Unterlagen, interne Akten oder sensible Informationen sollten nicht in öffentliche KI-Tools eingegeben werden. Inhalte müssen anonymisiert und Datenschutzvorgaben beachtet werden.
Was ist besser: kurze oder lange Prompts?
Nicht die Länge entscheidet, sondern die Klarheit. Ein kurzer Prompt mit gutem Kontext kann sehr stark sein. Ein langer Prompt ohne klare Aufgabe kann schlechte Ergebnisse liefern.
Nächster Schritt
Möchten Sie KI in Ihrer Organisation praktisch einsetzen?
Digital Skill unterstützt Verwaltungen, Gemeinden und Organisationen dabei, KI verständlich, sicher und wirksam einzuführen – mit Workshops, Use Cases, Prompt-Schulungen, Files-over-Tools-Konzepten und Qualitätschecks.